Vandaag worden in een aantal ziekenhuizen in België, Nederland en Frankrijk vanuit afsprakensystemen als UltraGenda Pro sms herinneringen gestuurd naar patiënten met een geplande afspraak. Momenteel kan de patiënt niet op deze sms’jes antwoorden. De patiënt moet zelf actie ondernemen mocht hij/zij de afspraak toch willen verplaatsen of annuleren. Dat betekent het ziekenhuis opbellen met alle mogelijke frustraties van dien. Potentiële complicaties zijn onder meer: de openingstijden van het betreffende secretariaat, de lange wachttijden aan de telefoon, het vele doorschakelen, de hele uitleg geven welke afspraak men wil verplaatsen of annuleren,…
Gelukkig bestaat er een oplossing om de patiënt te verlossen van deze frustraties en het tijdsverlies van medewerkers te reduceren. CuraeLabs kan de overvloed aan telefoontjes bij de ziekenhuis secretariaten verminderen via een eenvoudige sms antwoordmogelijkheid. Via drie simpele opties kan het ziekenhuis eenvoudiger een optimale dienstverlening verzorgen. Vanzelfsprekend zal ook de interne efficiëntie drastisch verbeteren. De antwoordmogelijkheden zijn:
- Ik zal aanwezig zijn.
- Ik zou mijn afspraak willen verplaatsen. Contacteer mij.
- Ik kom niet. Ik wens mijn afspraak te annuleren.
Efficiënte reactie op antwoord van patiënt
Kiest de patiënt Antwoord 1, dan heeft hij/zij bewust de afspraak bevestigd. Dit kan bij de betreffende afspraak aangeduid worden in UltraGenda Pro.
Bij Antwoord 2 hoeft de patiënt niet langer zelf te bellen om de afspraak te verplaatsen. Een interne of externe callcenter medewerker kan de patiënt hiervoor contacteren via het CuraeLabs frontdesk dashboard. Groot voordeel is dat de medewerker via dit systeem geen fouten kan maken. De details van de betreffende afspraak kunnen via een webservice opgehaald en in het dashboard gepresenteerd worden. De callcenter medewerker kan dankzij de juiste beveiliging enkel een ander open en geschikt tijdslot selecteren om de afspraak te verplaatsen. De callcenter medewerker kan dus geen inhoudelijke details van de afspraak wijzigen.
Kiest de patiënt Antwoord 3, dan wordt de afspraak automatisch geannuleerd. Er komt meteen een open plaats beschikbaar voor een andere patiënt. Bovendien zullen er minder no-shows op afspraken zijn, omdat de patiënt eenvoudig op ‘3’ kan klikken en niet zelf moet bellen om te annuleren. Sommige ziekenhuizen zullen misschien overwegen om bij een dergelijk antwoord toch contact op te nemen met de patiënt.
Extra optie voor iReachm klanten
Indien de patiënt een iReachm-klant is, dan zal dat in het dashboard bij de betreffende afspraak zichtbaar zijn. Eens de iReachm-applicatie is uitgebreid, kan de klant zijn agenda delen. Zo ziet de callcenter medewerker meteen wanneer het meest geschikte tijdstip is voor contact. Indien het CuraeLabs dashboard in een outsourced callcenter is ondergebracht, dan zal het mogelijk worden om de iReachm-patiënten automatisch te laten bellen door de callcenter software. Uiteraard zal de software alleen bellen op momenten dat de iReachm-patiënt beschikbaar is volgens zijn gedeelde agenda.
Kortom, via deze oplossing zorgt uw organisatie voor een vlotte communicatie met uw patiënten of cliënten, waarbij minder no shows zullen optreden. Geïnteresseerd? Aarzel niet om CuraeLabs te contacteren.
Share on
